Personal, roles y permisos en Platos51
Personal, roles y permisos en Platos51
La sección Personal permite registrar a las personas que trabajan en el restaurante y definir qué funciones pueden utilizar dentro de la plataforma.
Una correcta asignación de roles ayuda a mantener la operación ordenada, proteger la información del negocio y evitar que un usuario acceda a áreas que no corresponden a su trabajo.
Cada integrante debe utilizar su propia cuenta. No es recomendable compartir usuarios o contraseñas entre varias personas.
1. Ingresa a la sección Personal
Desde el panel principal del restaurante:
- Inicia sesión en Platos51.
- Verifica la sucursal seleccionada.
- Abre el menú lateral.
- Selecciona Personal.
- Revisa los usuarios registrados o agrega un nuevo integrante.
Desde esta sección podrás administrar los datos de acceso, roles, permisos, sucursales asignadas y estado de cada usuario.
2. Agrega un nuevo integrante
Para registrar a una persona:
- Selecciona Agregar personal o Nuevo integrante.
- Completa sus datos.
- Asigna un rol.
- Selecciona la sucursal donde trabajará.
- Revisa sus permisos.
- Guarda la información.
Dependiendo de la configuración disponible, puedes registrar:
- Nombre y apellidos.
- Correo electrónico.
- Número de teléfono.
- Cargo o función.
- Sucursal asignada.
- Rol de acceso.
- Estado de la cuenta.
- Contraseña de acceso.
- Código o PIN operativo.
Utiliza datos individuales y verificables para cada trabajador.
3. Asigna al usuario a una sucursal
Cada integrante debe estar relacionado con la sucursal donde realizará sus operaciones.
Antes de guardar, verifica:
- La sucursal seleccionada.
- El cargo del trabajador.
- El área donde trabajará.
- Las funciones que necesita.
- Si requiere acceso a más de un local.
Un usuario puede estar asignado a una o varias sucursales cuando su función lo requiera.
Por ejemplo, un propietario puede revisar todos sus locales, mientras que un mesero normalmente debe ingresar únicamente a la sucursal donde trabaja.
4. Roles principales del restaurante
Platos51 organiza las responsabilidades mediante roles.
Los roles operativos principales son:
Propietario
Es el usuario con mayor control sobre el restaurante.
Puede acceder a funciones como:
- Configuración general.
- Sucursales.
- Personal.
- Menú y catálogo.
- Salones y mesas.
- Caja y cierres.
- Reportes.
- Inventario.
- Finanzas.
- Plan y facturación.
- Extensiones.
- Restaurante online.
El propietario puede supervisar el negocio y administrar accesos de otros usuarios.
Administrador
Gestiona la operación diaria del restaurante según los permisos otorgados.
Puede encargarse de:
- Supervisar pedidos.
- Revisar cajas.
- Administrar personal.
- Configurar mesas y salones.
- Actualizar productos.
- Consultar reportes.
- Revisar inventario.
- Resolver incidencias operativas.
El administrador no necesariamente debe tener acceso a información corporativa, suscripciones o cambios sensibles del propietario.
Mesero
Utiliza Platos51 para atender mesas y gestionar pedidos.
Sus funciones pueden incluir:
- Abrir una mesa.
- Registrar pedidos.
- Agregar productos.
- Escribir observaciones por producto.
- Enviar comandas a cocina o bar.
- Revisar el estado de preparación.
- Marcar pedidos como servidos.
- Solicitar el cobro de una mesa.
- Registrar los datos del comprobante solicitado por el cliente.
El mesero no debería poder modificar configuraciones, acceder a cierres financieros ni emitir comprobantes desde Caja.
Cocinero
Trabaja principalmente desde la pantalla de cocina o KDS.
Puede:
- Visualizar comandas pendientes.
- Leer observaciones de preparación.
- Iniciar la preparación.
- Cambiar el estado de un pedido.
- Marcar productos como listos.
- Identificar la mesa, área o tipo de entrega.
- Consultar tiempos de preparación.
El cocinero no necesita acceso a precios, métodos de pago, cierres de caja o información financiera.
Cajero
Se encarga de revisar y confirmar los pagos.
Puede realizar funciones como:
- Abrir caja.
- Recibir solicitudes de cobro.
- Revisar el método de pago.
- Corregir montos.
- Calcular vuelto.
- Confirmar pagos.
- Revisar datos fiscales.
- Generar comprobantes.
- Previsualizar o imprimir documentos.
- Registrar retiros y egresos autorizados.
- Realizar el cierre de caja.
El cajero no debería modificar el menú, crear sucursales o administrar permisos, salvo autorización expresa.
5. Diferencia entre rol y permiso
El rol representa la función principal de una persona dentro del restaurante.
El permiso determina una acción específica que ese usuario puede o no realizar.
Por ejemplo:
- Rol: Cajero.
- Permiso: Abrir caja.
- Permiso: Confirmar pagos.
- Permiso: Registrar egresos.
- Permiso: Cerrar caja.
Dos usuarios con el mismo rol pueden tener permisos distintos cuando sus responsabilidades no son exactamente iguales.
6. Configura los permisos necesarios
Al registrar o editar un usuario, activa únicamente las funciones relacionadas con su trabajo.
Los permisos pueden organizarse por áreas, por ejemplo:
- Pedidos.
- Mesas.
- Cocina.
- Caja.
- Cierres de caja.
- Inventario.
- Personal.
- Menú y catálogo.
- Reportes.
- Configuración.
- Facturación.
- Sucursales.
Aplica el principio de acceso mínimo: cada persona debe poder utilizar solamente lo necesario para cumplir su función.
7. Permisos sensibles
Algunas acciones requieren mayor control porque afectan dinero, seguridad o configuración.
Entre ellas pueden encontrarse:
- Crear o eliminar usuarios.
- Cambiar roles.
- Abrir o cerrar cajas.
- Aprobar diferencias de caja.
- Registrar retiros.
- Registrar egresos.
- Modificar precios.
- Eliminar productos.
- Cambiar métodos de pago.
- Editar datos bancarios.
- Cambiar información fiscal.
- Administrar sucursales.
- Revisar reportes financieros.
- Modificar el plan contratado.
Estos permisos deben reservarse para propietarios, administradores autorizados o responsables específicos.
8. Acceso del personal
Cada integrante debe ingresar desde el portal operativo de Platos51 con sus propias credenciales.
El acceso puede incluir:
- Usuario o correo.
- Contraseña personal.
- PIN operativo, cuando corresponda.
- Sucursal asignada.
- Rol.
- Permisos.
No compartas la cuenta del propietario con meseros, cajeros u otros trabajadores.
Una cuenta individual permite identificar quién realizó cada operación dentro de la plataforma.
9. Contraseña y seguridad de la cuenta
Para proteger el acceso:
- Utiliza una contraseña diferente por usuario.
- Evita contraseñas fáciles de adivinar.
- No compartas credenciales por grupos de mensajería.
- Cambia la contraseña cuando una persona deja de trabajar.
- Revisa periódicamente las cuentas activas.
- Desactiva accesos que ya no sean necesarios.
- No permitas que varias personas utilicen una misma sesión.
Cuando un usuario olvide su contraseña, debe utilizar el proceso autorizado de recuperación o solicitar ayuda al administrador.
10. Activa o desactiva usuarios
Cuando una persona deja de trabajar temporal o permanentemente, su cuenta debe desactivarse.
Un usuario inactivo:
- No puede iniciar sesión.
- No puede registrar nuevas operaciones.
- Conserva su historial.
- Permite identificar las acciones realizadas anteriormente.
- Puede reactivarse posteriormente, cuando corresponda.
Es preferible desactivar la cuenta en lugar de eliminarla cuando ya existen pedidos, movimientos o registros asociados.
11. Edita la información del personal
Para modificar un usuario:
- Ingresa a Personal.
- Busca al integrante.
- Selecciona Editar.
- Actualiza sus datos.
- Revisa el rol.
- Verifica las sucursales asignadas.
- Confirma los permisos.
- Guarda los cambios.
Revisa especialmente los permisos cuando una persona cambia de cargo.
Por ejemplo, un mesero que pasa a Caja necesitará permisos distintos, aunque continúe trabajando en la misma sucursal.
12. Personal que trabaja en varias sucursales
Algunas personas pueden necesitar acceso a más de un local.
Por ejemplo:
- Propietarios.
- Administradores generales.
- Supervisores.
- Encargados de inventario.
- Personal de soporte operativo.
- Responsables financieros.
Cuando un usuario tenga varias sucursales asignadas, debe verificar siempre cuál está seleccionada antes de registrar una operación.
Los pedidos, cajas, mesas e inventarios deben quedar asociados al local correcto.
13. Control de acciones e historial
Las cuentas individuales permiten conservar un registro más claro de la operación.
Platos51 puede relacionar las actividades con el usuario que las realizó, por ejemplo:
- Creación de pedidos.
- Modificación de productos.
- Inicio de preparación.
- Confirmación de pagos.
- Apertura de caja.
- Registro de egresos.
- Cierre de caja.
- Cambios de estado.
- Anulaciones autorizadas.
Esto ayuda a revisar incidencias y mejorar el control interno del restaurante.
14. Recomendaciones para asignar roles
Para una operación segura y organizada:
- Crea una cuenta por persona.
- No compartas el usuario del propietario.
- Asigna la sucursal correcta.
- Utiliza el rol más cercano a la función real.
- Activa únicamente los permisos necesarios.
- Limita el acceso a información financiera.
- Desactiva inmediatamente a quienes dejan de trabajar.
- Revisa periódicamente los usuarios activos.
- Evita otorgar permisos administrativos por comodidad.
- Mantén actualizados los cargos y responsabilidades.
15. Verificación final
Antes de entregar el acceso a un nuevo integrante, confirma:
- Nombre correcto.
- Correo o usuario individual.
- Contraseña configurada.
- Rol asignado.
- Sucursal correcta.
- Permisos necesarios.
- Accesos sensibles desactivados cuando no correspondan.
- Estado activo.
- Prueba de inicio de sesión.
- Visualización correcta de su panel de trabajo.
Después de esta revisión, el usuario estará preparado para comenzar a operar en Platos51.
Próximo paso
Continúa con la guía:
Cómo crear salones y mesas en Platos51
En ese artículo aprenderás a registrar los ambientes del restaurante, crear mesas, definir su capacidad y preparar el salón para la atención de pedidos.